Interreg e-loket: van subsidieaanvraag tot uitbetaling, volledig digitaal
Het Microsoft Business Solutions team van Bridg bouwde het Interreg e-loket. Een modern digitaal platform dat het volledige traject begeleidt, van eerste indiening tot finale uitbetaling. Het brengt medewerkers van Interreg, organisaties die een aanvraag indienen en externe integratiepartners samen in één centrale omgeving.
Rapporteren aan de EU vraagt een gestroomlijnde aanpak
Het beheer en de rapportering van subsidies brengen heel wat administratieve stappen met zich mee. Informatie werd via verschillende bestanden en kanalen verzameld en verwerkt. Hoewel deze werkwijze jarenlang haar doel diende, groeide de behoefte aan een meer geïntegreerde en gestructureerde aanpak die zowel aanvragers als dossierbeheerders beter ondersteunt.
Daarnaast gelden strenge vereisten voor de integriteit van data en het bewaren van historische project-, organisatie- en declaratiegegevens. Ook audits en controles moeten efficiënt kunnen verlopen. Daarom was er nood aan een platform dat historische data overzichtelijk en eenvoudig raadpleegbaar maakt.
“De integratie met onze track-and-tracemodule in het e-loket, die elke datawijziging registreert, sluit hier perfect op aan. Wijzigingen kunnen per rol worden goedgekeurd, zodat gebruikers steeds alleen de gevalideerde gegevens te zien krijgen”, zegt Arnaud Boussaer, IT Consultant bij Bridg.
Iedereen betrokken, alles in één portaal
Het Interreg e-loket begeleidt elke betrokkene doorheen het volledige subsidietraject. Een real-time projectdossier toont projecttitels, statussen en de bijhorende oproepen in één oogopslag. Voor aanvragers creëert dit overzicht en gemoedsrust. Voor beheerders betekent het volledige controle.
Rollen zijn duidelijk gedefinieerd. Projectpartners krijgen lees- of schrijfrechten op maat. Programmamedewerkers kunnen meekijken. De projectverantwoordelijke kan waar nodig handelingen zien, wijzigen, goedkeuren, aanpassen en uitvoeren namens een partner. Iedereen werkt in dezelfde omgeving, met dezelfde informatie, waardoor losse opvolging via e-mail overbodig wordt.
Daarbij is het platform ook afgestemd op de vijf niveaus van financiële controle, van de projectpartner (zelfcontrole) over controle door de projectverantwoordelijke (hoofdpartner), eerstelijnscontrole via CATE (het controlesysteem van Deloitte), tot de beheersautoriteit (Interreg) en de auditautoriteit.
Technologie die proactief ondersteunt, van begin tot einde
Het e-loket doet meer dan alleen administratieve taken digitaliseren. Het begeleidt de mensen die ermee werken doorheen elke fase van het proces. Ingebouwde controles en standaardsjablonen zorgen voor consistentie. Geautomatiseerde meldingen wijzen gebruikers tijdig op openstaande stappen
Het platform staat bovendien niet op zichzelf. Dankzij ruime mogelijkheden om gegevens te ontsluiten via API's kan de informatie ook gedeeld worden met andere overheden en subsidieprogramma's.
De voordelen op een rijtje:
Kortere goedkeuringstijden en minder fouten
Helder statusoverzicht voor aanvragers én medewerkers
Beter inzicht in budget en uitgaven per project
Vereenvoudigde rapportage aan de EU en interne stakeholders
Volledige ondersteuning van de vijf controleniveaus.
Wat voor Interreg werd ontwikkeld, is daardoor breder inzetbaar voor organisaties die met vergelijkbare processen werken.
Op zoek naar een partner voor jouw digitale uitdagingen?Wij denken graag mee over de juiste oplossing.
Plan een vrijblijvend gesprek in via info@bridg-software.eu